Pandemia wiele zmieniła w naszym życiu. W efekcie poszukiwania alternatywnych sposobów funkcjonowania wiele elementów codzienności znalazło swoje odpowiedniki w sieci. Nauczanie zdalne, home office, wszelkie kontakty międzyludzkie przeniosły się do Internetu. Forma online okazała się zbawieniem nie tylko dla relacji międzyludzkich i edukacji, ale również dla wielu biznesów. Firmy i korporacje stanęły przed niełatwym wyzwaniem jakim stało się ekspresowe zorganizowanie pracy w całkowicie zdalnej formie. Prowadzenie zespołu w ten sposób jest odpowiedzialnym zadaniem, dlatego radzimy jak przygotować swoich pracowników do tej sytuacji. Co więcej z tego artykułu dowiesz się jak skutecznie zarządzać zespołem w czasach pandemii i rozwiązywać konflikty w warunkach pracy zdalnej.
Bądź liderem
Praca w teamie często jest zadaniem mocno konfliktogennym. Rozbieżność zdań, opinii i wizji może prowadzić w zespole do kłótni, a co za tym idzie – do pogorszenia jakości wykonywanych zadań. Istnieje prawdopodobieństwo, że praca zdalna w tym przypadku przyczyni się do pogorszenia samopoczucia pracowników przez stres związany z nieznaną dotąd formę pracy. Z tego powodu w każdym zespole online potrzebny jest silny, wyrazisty lider, który przeprowadzi przez proces dostosowania do nowych warunków, pomoże uporządkować zadania wedle rangi ich ważności oraz zadba o jasność komunikacji i transparentny przepływ informacji, a także wzmocnienie w pracownikach motywacji i koncentracji na celach. W tej kwestii konieczne będzie zbudowanie w pracownikach poczucia odpowiedzialności za powierzone zadania. Praca w domu, niestety często okazuje się mało wydajna i skuteczna przez liczne czynniki rozpraszające takie jak rodzina, domowe zwierzęta czy hałaśliwi sąsiedzi. W mało sprzyjających warunkach motywacja pracownika może ulatywać, dlatego też zbudowanie w nim silnego przekonania o odpowiedzialności za powierzone mu obowiązki oraz wspólny cel wpłynie na efektywność jego pracy. Coach Sue Powell radzi by zadać pracownikowi trzy podstawowe pytania.
Pierwsze “Co będziesz robił?” pozwoli nakreślić pracownikowi zakres jego zadań, przez co zaplanuje on skuteczniejsze jego wykonanie.
Drugie “Kiedy to zrobisz?” określi pracownikowi deadline, dzięki czemu unikniecie niejasności i przeciągania terminów oddania projektu.
Ostatnie “Skąd będziemy wiedzieć, że to zrobiłeś?” pozwoli wyeliminować wątpliwości co do rzeczywistego wykonanie konkretnego zadania. W tym przypadku najlepiej poprosić bezpośredniego podwładnego o wysłanie notatki lub potwierdzenia po zakończeniu zadania w celu wyeliminowania niejasności lub niedomówień.
Jednym z punktów obowiązkowych pracy zespołów w trybie zdalnym są spotkania. Dzięki nim pracownicy mogą zachować stały kontakt między sobą i pracodawcą. Dają one możliwość wymiany opinii i oczekiwań z zakresu konkretnych zadań. Ich skuteczne przeprowadzenie powinno wiązać się z pewnymi zasadami. Lider zespołu musi ustalić przede wszystkim ich częstotliwość. Zbyt częste lub zbyt rzadkie spotkania mogą obniżyć motywację i skuteczność pracowników. Spotkania raz w tygodniu wydają się odpowiednią normą. Regularny cotygodniowy kontakt to odpowiedni czas na zaraportowania postępów pracy i podzielenia się aktualizacjami.
Dobry lider powinien zaplanować przebieg spotkania, role i oczekiwanie wobec konkretnych jego uczestników oraz najważniejsze kwestie do omówienia. Pozwoli to uniknąć zbędnego chaosu i straty czasu. Praca zdalna wiąże się z jeszcze jednym aspektem, który bez wątpienia jest dla niej najistotniejszy, mianowicie sprzętem. Szwankujący laptop, zacinający się telefon lub wolny Internet mogą być poważnym utrudnieniem dla przeprowadzenia spotkania online. Dodatkowo potrzebne będzie wybranie komunikatora najbardziej odpowiedniego, dla twojego zespołu, tak aby każdy miał do niego łatwy dostęp i wiedział, jak się nim swobodnie posługiwać. Do pomocy możesz wyznaczyć osobę, która zajmie się wszelkimi kwestiami związanymi z technologią podczas spotkania, będzie odpowiadać na pytania i reagować na problemy, tak aby lider ze spokojną głową mógł skupić się na kwestiach merytorycznych. Każde spotkanie kończ po ustaleniu planu dalszych działań. Nigdy nie opuszczaj zespołu bez konkretnych instrukcji lub przydzielonych zadań.
Z tych kilku wskazówek dla doskonałego lidera najważniejsze będzie jednak wyrozumiałe, zrównoważone zarządzanie. Praca zdalna dla wielu osób jest czymś nowym, dotąd nieznanym, budzącym pytania, wątpliwości, obawy, a niekiedy zamęt. Czas pandemii odbija się niekorzystnie także na pracownikach, dlatego wsparcie silnego lidera będzie dla nich na wagę złota. Oprócz wyraźnego, pewnego przywództwa istotne okazać się mogą wyrozumiałość i empatia. Skupić należy się nie tylko na celach, ale także potrzebach i obawach podwładnych. Trzeba brać pod uwagę, że pracownicy z dziećmi, które są w domu, mogą potrzebować innego modelu pracy dostosowanego do ich warunków bytowych. Samopoczucie Twoich pracowników jest niezwykle ważne, ponieważ znacząco przekłada się na jakość ich pracy. Mimo tego pamiętaj o swoim przywództwie jasno wyrażając oczekiwania i wyznaczając cele. Każda osoba z zespołu musi znać swoje obowiązki, a pomocna w tym będzie transparentna komunikacja. Pracując zdalnie lider powinien rozmawiać ze współpracownikami więcej oraz komunikować kwestie, które wydawać mogą się oczywiste. Istota pracy zdalnej w zespole będzie dobra komunikacja i zaufanie, dlatego ważne jest, by lider pamiętał aby nie kontrolować ludzi, ale powierzone im cele. Da im to poczucie, że mimo trudności mają wpływ na powierzoną im sferę działań oraz nie muszą obawiać się poprosić o pomoc.
Delegowanie zadań i motywacja
Pandemia koronawirusa i masowe przechodzenie na tryb pracy zdalnej ujawniły jak wielu pracodawców wciąż ma problemem z rozporządzaniem i delegowaniem zadań swoim pracownikom. Czynność ta jest dzieleniem się odpowiedzialnością pomiędzy szefem, managerem a pracownikami. Bez odpowiedniego podziału współpraca nie może przebiec sprawnie, co generuje opóźnienia, niedomówienia i pretensje. Pomocne w tej kwestii będą omawiane już spotkania zespołów online. W tym przypadku ich celem będzie dzielenie się wiedzą, stanem prac, określenie zasad współpracy oraz budowanie partnerskiej atmosfery – ta zaś może znacząco wpływać na motywację i zaangażowanie pracowników. W dobie 'home office’ problem stanowią zacierające się relację między pracownikami pełniącymi rozmaite role w firmie. Meetingi mogą stać się przestrzenią nie tylko do wymiany wiedzy i wyznaczania zadań, ale również utrzymania wzajemnych kontaktów. Źródłem polepszenia zaangażowania pracowników online będzie konstruktywny feedback oraz wprowadzanie rad i opinii współpracowników w życie. W ten sposób rozproszona społeczność pracowników będzie miała poczucie, że ich zdanie nadal ma znaczenie. Pracodawca może także zorganizować pracownikom szkolenia z zakresu zdrowych sposobów radzenia sobie z codziennymi obowiązkami. Działanie te nie tylko przyczynią się do zwiększenia zaangażowania i lepszego planowania pracy, ale mogą zapobiec autodestrukcyjnym zachowaniom wśród pracowników.
Zarządzanie konfliktem
Wydawać by się mogło, że praca z domu jest doskonałym sposobem do uniknięcia kłótni z współpracownikami. Okazuje się, że nie jest to do końca prawda. Mimo, że praca z domu bywa wygodną opcją, to połączenie życia rodzinnego z home office już takie proste nie jest. Bodźce rozpraszające mogą wpływać ujemnie na czas i jakość pracy, a to już krok od konfliktu z pracodawcą. Praca zdalna różni się od tej wykonywanej w biurze. Wystarczy nie zauważyć maila, nie odebrać telefonu w godzinach pracy by zrodził się problem.
Najczęściej konflikty w zespołach zdalnych zbudowane są na bazie wadliwej lub szwankującej komunikacji. By ich uniknąć należy ograniczyć się do prostych, czytelnych komunikatów i upewnić się, czy po drugiej stronie zostały dobrze zrozumiane. Źle zinterpretowany mail może być źródłem wielu problemów, a słowem pisanym nie zawsze jesteśmy w stanie wyrazić adekwatnie zarówno treść, jak i towarzyszące jej emocje, łatwiej o nieporozumienie, gdy nie widzimy osoby i nie słyszymy tonu czy modulacji jej głosu. Na przykład otoczne określenie „asap” odznaczające „jak najszybciej” nie dla każdego musi być czytelne. Dlatego w komunikatach należy jasno określać swoje potrzeby – wyjaśnić zadanie i podać tzw. deadline, czyli termin graniczny, do którego jakieś zadanie powinno zostać wykonane. Aby uniknąć konfliktów najlepiej jest ustalić zasady funkcjonowania zespołu zdalnego. Podczas tworzenia teamu obowiązkiem lidera będzie uświadamianie pracowników na temat zagrożeń i różnic występujących między zespołami tradycyjnymi i rozproszonymi. Powszechnie za zespół rozproszony uznaje się grupę osób pracujących na takich samych zasadach jak zespoły projektowe z tą różnicą, że utrzymują kontakt wirtualny, nawet nie widząc się nigdy na żywo.
W przypadku pracy w zespole zdalnym lider pracodawca powinien zwrócić szczególną uwagę na konflikty, które w przypadku home office są często ciężkie do zauważenia. Napięta atmosfera między pracownikami narasta, generując pogarszające się relacje i rezultaty pracy. Dlatego tak ważne są dobre stosunki na linii przełożony – pracownik. Istnieje wtedy większe prawdopodobieństwo, że podwładny wcześniej podzieli się swoim kłopotem i zostanie on pozytywnie rozwiązany. Jeśli menadżer ma świadomość konfliktu podwładnych powinien podejść do niego w sposób indywidualny, bezstronny uwzględniając racje obu poróżnionych stron. Propozycja konsensusu musi być sprawiedliwa i pozbawiona silnych emocji, tak, by zapewnić wszystkim stronom poczucie komfortu, ważności i poważnego traktowania.
W zespole siła
Praca w zespole online to spore wyzwanie dla pracowników i liderów. Aby była ona zgrana i skuteczna trzeba zadbać o wzajemne relacje i jasność komunikacji. Lider musi zainwestować dużo pracy w to, by zespół pracowników osiągnął wspólny sukces w pracy online. Wyrozumiałość, empatia, ale przede wszystkim profesjonalizm i sumienność, dbałość o standardy i elastyczność w postawie wobec każdego członka zespołu są drogą ku prawidłowemu funkcjonowaniu teamu.
Agata Kasperska
korekta i konsultacja merytoryczna : Lena Wachowiak
Przypisy
- Doświadczenia menedżerów Deloitte: „5 porad, jak zarządzać pracą zdalną w wirtualnym zespole„.
- Grzegorz Stech, Computerworld – „6 cech dobrego lidera. Zarządzanie zespołem w czasach kryzysu„.
- Marcin Gajda, Inspire Labs – „Zarządzanie zespołem zdalnym w dobie kryzysu COVID-19„.
- SEKA – „Zespół rozproszony – jak to działa?„.
- Monika Tutaj, Skillveo – „Zarządzanie konfliktem w zespole zdalnym„.